Przegląd techniczny, czyli potwierdzenie prawidłowego działania kasy
W przypadku kas fiskalnych nie ma miejsca na pomyłki, błędy lub awarie. Takie urządzenie zawsze musi działać prawidłowo, gdyż jest wykorzystywane do rejestrowania obrotu, czyli m.in. gromadzenia danych na temat prowadzonej sprzedaży i należnych podatków. Dlatego też ustawodawca wymaga, aby kasy fiskalne, które są stosowane przy obsłudze osób fizycznych, przechodziły regularne przeglądy techniczne. Takie „kontrole” mają m.in. dać gwarancję, że urządzenie umożliwia zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu.
Kiedy zlecać taką usługę serwisową?
W dzisiejszych czasach podatnicy często decydują się na to, aby zlecać przeglądy techniczne swoich kas w odstępach 1 roku. Przemawia za tym kilka kwestii, m.in. wspomniane już we wstępie potwierdzenie, że urządzenie działa poprawnie i zapewnia zgodne z prawem wykonywanie wszystkich obowiązków. Ponadto, niekiedy producenci technologii sprzedaży przedłużają gwarancje na moduły fiskalne konkretnych kas, jeśli przedsiębiorcy zdecydują się na zlecanie corocznych przeglądów technicznych. Trzeba jednak zaznaczyć, że wymagany odstęp czasowy pomiędzy kolejnymi „kontrolami” urządzenia jest zdecydowanie dłuższy. Przepisy mówią, iż każda kasa, która jest używana do rejestrowania obrotu ze sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych, musi przechodzić przeglądy techniczne nie rzadziej niż co 2 lata. Decyzja, a także jej konsekwencje, należy do podatnika.
Przebieg przeglądu i wpis do książki kasy
Regulacje prawne w sprawie kas mówią także jasno, kto może wykonać przegląd techniczny takiego urządzenia. Nawet jeśli podatnik lub ktoś w firmie zna się na technologiach sprzedaży, absolutnie nie należy samodzielnie rozplombować stosowanego modelu, np. w celu naprawienia jakiś podzespołów. Wszelkie interwencje techniczne, w tym przeglądy, powinny być wykonywane przez uprawnionego do tego serwisanta. Zazwyczaj będzie to wykwalifikowany pracownik dystrybutora kas fiskalnych, u którego podatnik kupił swoje urządzenie. Taka osoba nie tylko wykonuje przegląd techniczny, ale też potwierdza przeprowadzenie tej procedury. Po zakończeniu wszystkich czynności i sprawdzeniu kasy, technik powinien umieścić odpowiedni wpis w książce serwisowej urządzenia. Do takiej adnotacji musi też załączyć potwierdzenie zapłaty za przegląd. Najczęściej będzie to po prostu faktura VAT.
Podatnicy powinni pilnować tego, czy w książkach serwisowych ich kas znajdują się takie wpisy. Adnotacje na temat przeglądów są bowiem często sprawdzane przez organy skarbowe – zarówno podczas ewentualnych kontroli, jak i np. przy zakończeniu pracy urządzenia, czyli odczycie jego pamięci fiskalnej. Natomiast brak takich wpisów może skutkować dotkliwymi konsekwencjami. Tak samo będzie w przypadku, gdy adnotacje okażą się dowodem na to, że przedsiębiorca nie dopilnował odpowiednich terminów przeglądów technicznych.
Mnie nawet zdarza się czasem częściej zlecać przegląd techniczny kasy, niż ustawa przewiduje. Zawsze to większa pewność…w moim przypadku więcej mogę stracić przez niedziałające urządzenie, niż przez płatność za dodatkową kontrolę.