Coraz szersze grono podatników decyduje się dziś na to, aby wdrożyć w swoich firmach rezerwowe kasy fiskalne. Warto podkreślić, że nie obligują ich do tego żadne ustawy lub rozporządzenia. Posiadanie zastępczego urządzenia rejestrującego nie jest bowiem obowiązkowe. Dlaczego w takim razie przedsiębiorcy postanawiają zainstalować takie modele? Odpowiedź jest prosta – kasa rezerwowa pozwala na dodatkowe zabezpieczenie interesów firmy.

Kiedy zainstalować dodatkowe urządzenie?

Podatnik może się zdecydować na wdrożenie rezerwowej kasy fiskalnej w dowolnym momencie ewidencjonowania sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych. Najlepiej jednak sięgnąć po taki model w czasie wdrażania pierwszego urządzenia rejestrującego w firmie. Wtedy bowiem przedsiębiorcy przysługuje ustawowa ulga za instalację kasy fiskalnej. Innymi słowy, podatnik będzie mógł odzyskać część wydatku – zarówno na urządzenie podstawowe, jak i rezerwowe. To z pewnością pozwoli na obniżenie kosztów wdrożenia obydwu kas rejestrujących. Co więcej, przedsiębiorca będzie musiał tylko raz przejść przez procedurę instalacji takiej technologii w firmie. Obydwa urządzenia należy bowiem prawidłowo zarejestrować i zafiskalizować.

Jak korzystać z rezerwowego modelu?

Zgodnie z przepisami, jeżeli przedsiębiorca nie może prowadzić ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, bo np. uległa ona nieoczekiwanej awarii, dozwolone jest korzystanie z rezerwowego urządzenia fiskalnego. Trzeba jednak pamiętać o tym, że używanie zastępczego modelu również wymaga przestrzegania wszystkich obowiązków. W praktyce oznacza to, że rezerwowa kasa fiskalna jest stosowana w firmie, podatnik musi przy jej pomocy nie tylko wystawiać paragony dla klientów, ale także archiwizować kopię tych dokumentów. Ponadto, należy wtedy wykonywać raporty dobowe i miesięczne na modelu zastępczym, posiadać książkę serwisową oraz zlecać obowiązkowe przeglądy techniczne (nie rzadziej niż co 2 lata).

Tańsza i prostsza kasa fiskalna

Warto jeszcze na chwilę wrócić do kosztów związanych z posiadaniem rezerwowego urządzenia rejestrującego. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, jeżeli podatnik wdroży równocześnie podstawową i zastępczą kasę fiskalną, a będą to pierwsze technologie tego typu w danej firmie, będzie mu przysługiwała refundacja części wydatku z budżetu państwa. W przypadku obydwu urządzeń ulga wyniesie do 90% wartości tych modeli, ale nie więcej niż 700 zł za każdy z nich. Nikt jednak nie powiedział, że przedsiębiorca musi zainstalować 2 identyczne kasy rejestrujące…

Ciekawym rozwiązaniem, na które współcześnie decyduje się spora grupa podatników, jest posiadanie wydajniejszego urządzenia fiskalnego, służącego do codziennej obsługi klientów indywidualnych, oraz prostszego modelu, pełniącego funkcję technologii rezerwowej. W takim przypadku również można nieco zaoszczędzić na wdrożeniu kasy zastępczej. Przedsiębiorca zapłaci po prostu mniej za model ze standardowymi funkcjami i niższymi parametrami. Zyska jednak większą gwarancję, że ewentualna awaria podstawowej kasy nie będzie równoznaczna z koniecznością wstrzymania sprzedaży. A to zawsze może oznaczać straty finansowe…