Przestrzeganie przepisów fiskalnych to jedna z najważniejszych kwestii, o których musi pamiętać osoba obsługująca klientów przy użyciu kasy lub drukarki rejestrującej sprzedaż. Nie oznacza to oczywiście, że trzeba znać na pamięć konkretne ustawy bądź Rozporządzenia wydane przez Ministerstwo Finansów. Z jakimi zasadami prowadzenia ewidencji należy jednak koniecznie zapoznać każdego pracownika firmy, który korzysta z urządzenia fiskalnego? I w jaki sposób trzeba to oficjalnie udokumentować?

Rejestrowanie sprzedaży i wystawianie paragonów fiskalnych

Ministerstwo Finansów samo przygotowało zasady prowadzenia ewidencji, z którymi trzeba zapoznać pracownika korzystającego z urządzenia fiskalnego. Pełną listę informacji można znaleźć w Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących z 29 kwietnia 2019 roku. Czego konkretnie wymaga MF? W szczególności zapoznania pracownika z obowiązkiem zarejestrowania każdej sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, oraz rolnika  ryczałtowego.

Co więcej, potwierdzeniem tego zdarzenia musi być wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego. Trzeba to zrobić najpóźniej w momencie przyjęcia należności za towar lub usługę (niezależnie od formy płatności). Paragonu fiskalnego nie można też zastąpić innym dowodem sprzedaży, np. wydrukiem z terminala płatniczego albo zwykłym rachunkiem.

Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów fiskalnych?

We wspomnianym akcie prawnym, czyli w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (z 29 kwietnia 2019 roku), wyszczególniono również najważniejsze skutki nieprzestrzegania zasad prowadzenia ewidencji. Warto zacytować je w całości:

 

1. Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4  i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)).
2. Niezaewidencjonowanie sprzedaży  przy  użyciu  kasy  rejestrującej  powoduje  zaniżanie  wysokości  sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.
3. Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).

 

Oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży

Zapoznanie pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji to nie wszystko, czego wymaga Rozporządzenie MF. Przepisy obligują również podatnika do sporządzenia oświadczenia osoby, która rejestruje sprzedaż przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Wspomniany dokument należy przygotować w 2 identycznych egzemplarzach (po jednym dla każdej strony). Co więcej, zgodnie z wymogami trzeba to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem obsługi klientów indywidualnych przez pracownika. Wzór oświadczenia można zaś znaleźć w Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących. Dokument ten jest jednym z załączników do wspomnianego aktu prawnego.