Przechowywanie kopii paragonów – teraz i w przyszłości
Konieczność archiwizowania kopii każdego paragonu fiskalnego, który zostanie wydany klientowi, to jeden z podstawowych obowiązków właściciela kasy rejestrującej. Urządzenia wykorzystywane obecnie przez podatników pozwalają na przechowywanie tych danych w formie papierowej lub elektronicznej. Nowe przepisy fiskalne sprawią jednak, że w perspektywie kilku najbliższych lat dojdzie do zmian w sposobie archiwizowania tej dokumentacji.
Jak długo archiwizować dokumentację?
Obowiązek przechowywania kopii paragonów wynika nie tylko z ustawy o podatku od towarów i usług, ale także z odrębnego Rozporządzenia Ministra Finansów. Przepisy określają także, przez jak długi czas właściciel kasy rejestrującej musi archiwizować omawianą dokumentację. Zgodnie z prawem, kopię każdego paragonu trzeba zachować przynajmniej przez okres 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym konkretny dowód sprzedaży został wydany klientowi. Ponadto, wspomniany czas dotyczy zarówno kas zapisujących dane na karcie pamięci, jak i urządzeń dwurolkowych.
Jaki los czeka obecne urządzenia?
W kontekście przechowywania kopii paragonów fiskalnych, trudno nie napisać o tym, że obecne urządzenia rejestrujące będą stopniowo wycofywane z użytku. Taki los czeka je za sprawą ustanowienia systemu online. W rezultacie, modele z kopią tradycyjną (papierową) będzie można wdrażać w firmach najpóźniej do 31 grudnia 2018 roku. Po tym dniu niedostępne okaże się też wymienianie modułów fiskalnych w tych urządzeniach. Z kolei kasy z elektroniczną kopią paragonów pozostaną z nami nieco dłużej. Ustawodawca przewiduje, że będzie można je kupować i instalować do końca 2022 roku. Później na rynku znajdziemy wyłącznie urządzenia pracujące w trybie online.
Cyfrowa dokumentacja w kasach online
Ogólne założenia są takie, że kasy fiskalne nowego typu mają zdecydowanie unowocześnić obsługę klientów oraz prowadzenie ewidencji. W tym przypadku najczęściej podkreśla się fakt, iż urządzenia online pozwolą na realizowanie paragonów w formie elektronicznej (przesyłanych na adresy e-mail nabywców). Warto jednak pamiętać, iż w modelach tych znajdzie się znacznie więcej innowacyjnych rozwiązań. Każda kasa rejestrująca online zostanie także wyposażona w tzw. pamięć chronioną. Technologia ta pozwoli na zapis oraz odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, emitowanych przez urządzenie, pod bezpośrednią kontrolą programu pracy.
Czyli pewne jest jedno: na tym etapie w zasadzie można już zapomnieć o urządzeniach z tradycyjną kopią. W obliczu zbliżających się zmian nie widziałbym sensu zakupu kasy z papierową rolką do zapisu kopii paragonów.